Яна Скрипник корреспондент журнала "Со-Общение" Версия для печати Послать по почте У любой компании есть информационные ресурсы, о которых она даже не подозревает Большинство компаний обладает огромными массивами неструктурированной информации, которыми невозможно пользоваться оперативно, хотя этого часто требуют нештатные, кризисные ситуации. Как превратить эти данные в информационный ресурс компании?

Разведка изнутри

Чаще всего концепцию управления информацией отождествляют то с управлением документами, то с информационными системами для бизнеса, то с корпоративными порталами и другими не менее модными новинками. Однако управление информацией - это не только отдельно взятый программный продукт, который разом решит все ваши проблемы. Это стратегия компании, цель которой - выявить и обратить себе на пользу всю доступную информацию, опыт и квалификацию сотрудников.

Для повышения эффективности использования информации в крупных компаниях требуется набор специализированных программных продуктов.

Чтобы выяснить, что происходит внутри вашей компании, требуется тщательный и глубокий анализ. Здесь не обойтись без специальной информационно-аналитической системы. Основой любой аналитической системы служит комплекс различных баз данных, содержащих взаимосвязанную информацию. Кроме того, в структуру включаются специальные программы и модули для преобразования информации в удобный вид, подготовки отчетов и формулирования запросов.

Управление контентом

Для качественного анализа важна даже самая незначительная, "размытая" информация. Собираемая по крупицам из электронных писем, текстовых документов, таблиц и веб-сайтов, она может иметь гораздо большую ценность, чем любой отчет, построенный на основе официальных данных. Для аккумуляции подобной информации тоже существуют готовые программные решения - системы документооборота. Они успешно используются в отраслях, производящих огромные массивы однообразных, но важных документов - например, в страховом деле.

Главное назначение систем документооборота - обеспечить классификацию информации, структурную целостность и удобство пользовательского доступа.

Структура систем документооборота состоит из трех уровней:

1) массив документов;

2) программное обеспечение, настраиваемое с учетом запросов пользователя;

3) внутренняя логика системы - критерии классификации документов, уровни доступа к информации, маршруты доставки документов конкретным сотрудникам.

Внутренняя электронная переписка

Еще один источник информации - электронная почта. Внутренний обмен сообщениями между сотрудниками, как правило, содержит массу ценной информации, которая является вербализованным опытом и профессиональными навыками. Знания, которые накапливаются в головах сотрудников, трудно оценить, но еще труднее систематизировать. Однако они свободно циркулируют в локальной сети компании, когда в процессе работы над какой-либо проблемой происходит обсуждение, обмен вопросами и ответами.

Существуют программы, позволяющие собирать все потоки электронных сообщений, архивировать их и сортировать по категориям в соответствии с содержащимися в них ключевыми словами. Некоторые программы позволяют на основе анализа сообщений электронной почты даже создавать так называемый "профиль" отправителя. Этот профиль позволяет оценить степень компетенции сотрудника в той или иной области.

Добавить комментарий

Комментарии публикуются без какой-либо предварительной проверки и отражают точку зрения их авторов. Ответственность за информацию, которую публикует автор комментария, целиком лежит на нем самом.

Однако администрация Soob.ru оставляет за собой право удалять комментарии, содержащие оскорбления в адрес редакции или авторов материалов, других участников, нецензурные, заведомо ложные, призывающие к насилию, нарушающие законы или общепринятые морально-этические нормы, а также информацию рекламного характера.