Постоянный адрес сатьи http://soob.ru/n/2001/3/practice/31


Праздник нон-стоп

Праздники в организации можно инужно планировать. предлагаем вам составить свой собственный календарь праздников на год
Зачем нужно проводить праздники в организации? Что стоит отмечать всем коллективом? На эти вопросы автор статьи дал ответы в февральском номере нашего журнала. Представим себе, что цели и задачи мероприятия вам известны, ваше руководство их разделяет и готово подписать составленную вами смету. Самое время заняться составлением технологической карты мероприятия (ТК) и написанием сценария. Это существенно упростит вашу деятельность на поприще организации праздничных событий

С чего начать?

Никогда не занимайтесь таким ответственным делом, как подготовка праздника, в одиночку! Вы рискуете не только испортить себе настроение, но и элементарно не справиться с задачей. Желательно составить приказ о проведении мероприятия и внести в него фамилии будущих помощников. Впоследствии вы будете не просто обращаться за помощью, а исполнять приказ.

Из чего складывается сценарий

Сценарный план мероприятия, или краткое описание того, что происходит с момента начала данного мероприятия до его завершения.

Экспликация, или план помещения/местности с определением функциональных мест: сцена, костюмерная, пресс-центр, место для курения, фуршета, переговорные комнаты и т. п.

Сценарий, или тексты ведущих, распорядителей, запланированных выступающих и других участников, выступления которых не предусматривают импровизацию.

Режиссерский сценарий, как и сценарный план, отражает последовательность происходящего, но при этом содержит описания фрагментов, для которых необходим определенный тип музыкального или светового решения. На полях режиссерского сценария полезно по ходу его составления сразу делать примечания о необходимом реквизите, оборудовании и т. п.

Что нам стоит?..

Разумеется, самое интересное начинается именно на этапе воплощения ТК в реальность. Рассмотрим простую аналогию - строительство дома. Предположим, у вас есть прекрасный проект, у вас в наличии все необходимое для постройки (как вам кажется), в вашем распоряжении прекрасные специалисты (как им кажется). Одно условие немного вас напрягает: дом должен быть сдан к установленному сроку. Что же выясняется в процессе постройки?

1. Закуплен цемент не той марки, которая нужна, и твердеет он в четыре раза медленнее.

2. Паркетчики могут заняться своим делом только в ближайшие выходные, а каменщики не успевают к этой дате.

3. Традиционная система вентиляции для вашего проекта не подходит, нужно искать другую.

4. Плотник болен

И так далее.

При этом каждая накладка на начальном этапе вызывает эскалацию неприятных последствий. Все так или иначе сводится к тому, что, по мнению исполнителей:

- это нельзя сделать в намеченный срок,

- и, как следствие, это не надо делать вовсе,

- или, в лучшем случае, это надо сделать иначе.

Вот тут вам, как организатору, предстоит определить допустимое смещение срока исполнения, то есть такое изменение срока, при котором исполнение данного этапа работ еще возможно без внесения изменений в окончательный результат.

Кроме того, организатор проекта должен иметь в виду, что в ходе работ у исполнителей, а чаще всего у начальства, появляются идеи. Идеи могут быть удачными и не очень, но нас, когда работа уже начата, больше всего должно волновать то, как осуществление новой, пусть даже очень хорошей идеи, отразится на налаженном процессе. Лучшее - враг хорошего.

Привходящие идеи, призванные улучшить будущий конечный результат, как правило, несут деструктурирующее начало. Напротив, любая идея, упрощающая процесс без заметного изменения результата, может считаться позитивной.

Кроме того, нам никак нельзя забывать о промежуточном контроле и согласовании, ибо часто (почти всегда) наше представление о результате заметно отличается от представления исполнителей.

Поэтому промежуточные согласования и собрания неизбежны!

Накануне

Предположим, что руководствуясь картой, вы в своей деятельности вплотную приблизились по оси времени к дате мероприятия. Чем стоит заняться накануне праздника?

За день до праздника еще раз проверьте готовность всех участков и наличие всех элементов атрибутики. Проверьте, все ли исполнители смогут присутствовать. В случае форс-мажора позаботьтесь об адекватной замене. Не оставляйте "оголенными" проблемные участки, не рассчитывайте, что сможете подстраховать отсутствующих самостоятельно. Вы физически не сможете оказаться в двух (четырех) местах одновременно! Звучит банально, однако такие попытки организаторами предпринимаются часто и кончаются плачевно.

За день до не надо проводить самых последних и самых генеральных репетиций, окончательных согласований всех со всеми по поводу всего. Результат будет обратный ожидаемому. Пусть все отдохнут и займутся своей основной работой.

За день до организатор отдыхать не должен. Как правило, всегда есть над чем поработать, что-то улучшить, проверить готовность аппаратуры и так далее.

Проведение праздника

Прежде чем перейти к практическим рекомендациям, касающимся проведения мероприятия, проиллюстрируем несколько важных правил абстрактной графической схемой. Условимся разделить все "пространство праздника" на три концентрические сферы, содержание которых влияет друг на друга и, как следствие, на результат.

Поясним названия "подпространств" и договоримся о терминах. В случае проведения на сцене театрализованного действия слова "сцена" и "зал" полностью совпадают с общепринятыми понятиями сцены и зала. Иногда такое совпадение вовсе не обязательно. Так, "сценой" мы можем полагать футбольную площадку, где с элементами шоу-действия разыгрывается Кубок издательства; в этом случае "залом" будем считать бортики стадиона, у которых толпятся не столь спортивные коллеги играющих. Если речь идет о праздновании десятилетия фирмы в специально арендованном помещении, то "сцена" по ходу праздника может сужаться до размеров трибуны президиума и расширяться до масштабов холла, смешиваясь с "залом".

"Периферией" договоримся считать все элементы, окружающие "зал" и "сцену", которые так или иначе могут влиять на первые два "подпространства" в ходе мероприятия.

Например, если в специально выделенной комнате проводится тренинг менеджеров по продажам, то находящиеся в нем участники-зрители в своем пространстве зала-сцены могут испытывать со стороны окружающего мира некоторые воздействия: слышать телефонные звонки и громкие переговоры сотрудников, отвлекаться на неожиданно заглянувшую секретаршу и так далее. Выездной праздник на природе может быть испорчен непредвиденными и неприемлемыми погодными условиями. Как видите, мы перечисляем случаи неблагоприятного влияния периферии. Приходится признать, что такое в практике случается чаще, чем внезапные положительные эффекты. Однако влияние периферии можно планировать (кроме очевидных форс-мажоров) и учитывать, руководствуясь при этом следующими правилами:

1. Благоприятно взаимовлияние двух внутренних сфер - сцены и зала. Чем оно интенсивнее, тем ярче и успешнее будет мероприятие. Эффект обмена положительной информацией (взаимная энергетическая "раскачка" зала и сцены) хорошо знаком театралам, преподавателям и посетителям рок-концертов.

2. Неблагоприятно влияние периферии на зал и сцену, равно как и отвлечение внимания зала и сцены на периферию. Контакты с периферией следует заранее свести к минимуму. Обмену информацией между залом-сценой и периферией необходимо по возможности препятствовать.

Полезно при планировании мероприятия составить список возможных неблагоприятных воздействий периферии и предусмотреть пути защиты.

Выбор места

1. Размеры помещения должны соответствовать масштабу праздника и количеству приглашенных. Любые крайности здесь не уместны! Если пространства слишком много, у присутствующих создается ощущение неуюта, пустоты. Если гостям и участникам тесно и душно, они вынесут не самые лучшие впечатления от события. Единственное, пожалуй, исключение - пресс-конференция с приглашенными СМИ. Когда журналистам едва хватает места в зале, это создает ощущение ажиотажа и заметно прибавляет вес информационному поводу.

2. Чистота - залог успеха! Позаботьтесь о том, чтобы соответствующие службы навели в помещениях идеальный порядок. Ссылки на то, что на улице март и все полы будут в грязи, не должны вас расстрогать. Пример - работа уборщиков в "Макдональдсах".

3. Постарайтесь по максимуму использовать ресурсы, предоставляемые вам вашим офисом и помещениями предприятия. Не стесняйтесь переставлять мебель, если того требуют интересы дела.

4. Оформлением сцены и зала занимайтесь вместе с дизайнером. Одного мнения, даже самого авторитетного, может быть недостаточно.

Музыкальное оформление

Если вы проводите большой праздник, вам потребуется заранее отрепетированное звуковое сопровождение, аппаратура и специалист, умеющий грамотно с ней обращаться. Звуковое сопровождение можно классифицировать следующим образом:

1. Музыкальный фон - легкая инструментальная музыка. Такая музыка может звучать во время сбора гостей и в перерывах.

2. Тематический музыкальный фрагмент, задающий определенный тон (открытие/смена действия/завершение).

3. Музыка внутри сценического действия (если таковое предусмотрено сценарием).

4. Звуковые эффекты, сопровождающие действие (раскаты грома, шум дождя, "производственные" шумы и т. п.).

Лучший вариант звукового сопровождения - сочетание живого звука и фонограммы. Не забудьте также положить на рабочий стол звукооператору комплект режиссерского сценария!

Свет

Если ваш праздник проводится вечером, постарайтесь воспользоваться всеми возможностями, которые предоставляет специально организованный свет. Вот некоторые примеры использования света:

1. Отделение светом сцены от полутемного зала в начале события. Все внимание зрителей сосредоточено на освещенном пространстве. Помните: этим приемом нельзя злоупотреблять!

2. Подсветка цветным светом определенных мест.

3. Подсветка участников на сцене.

Конферанс

Основная задача ведущих - осуществлять контакт между сценой и залом. Кроме умения выступать на людях, хорошей дикции и знания текста от ведущих ожидается и соответствующая внешность: желательно одеть ведущих в специальные костюмы, а в некоторых случаях использовать грим. Они всегда актеры, выступающие перед публикой! По возможности, не берите эту функцию на себя. Важным условием успешного конферанса является наличие микрофона, он выделит голос ведущего не столько громкостью, сколько тембром.

Костюмы и грим

Изменение своего облика с помощью костюма и грима еще до начала мероприятия настраивает его участников на игру, создает ощущение праздника.

Призы, дипломы, грамоты

Для создания грамот и благодарностей вполне достаточно красиво исполненных штатным дизайнером бланков, на которых вы сами отпечатаете текст и подпишите грамоту у руководства. Призы и текст грамот могут быть как серьезными, так и веселыми.

Позаботьтесь об истории

Заранее придумайте, что помимо заявленного в пресс-релизе фуршета могло бы заинтересовать прессу. Это может быть нестандартный повод для праздника, приглашение на него известных персон, необычное место проведения, участие представителей власти и так далее. Даже если мероприятие не столь масштабно и интереса у СМИ не вызывает, позаботьтесь о внутрикорпоративном освещении события. Обязательно сделайте видеозапись, организуйте работу "репортерской группы" из числа сотрудников - пусть они возьмут экспресс-интервью у участников и приглашенных. По итогам мероприятия выпустите стенгазету, разместите информацию с фотографиями на корпоративном сайте или в корпоративном издании. В конце концов, это ваш отчет о проделанной работе!

И обязательно направьте в адрес руководства просьбу о поощрении тех сотрудников, которые реально помогали вам в проведении мероприятия.

Желаем успеха!

Дата публикации: 05:42 | 24.11


Copyright © Журнал "Со - Общение".
При полном или частичном использовании материалов ссылка на Журнал "Со - Общение" обязательна.